A la lecture du titre certains répondront probablement « qu’y a-t-il à révéler ? Mes coûts d’impression sont clairs : les machines et les consommables. » … Si c’est votre cas – et celui de 9 entreprises sur 10 – cet article est pour vous !
Connaissez-vous vraiment votre parc d’impression ? Savez vous avec exactitude combien de temps par exemple la machine départementale du 1e étage est restée indisponible l’année dernière ? Qu’est ce que le dépannage ou l’installation a coûté en temps et en argent au service IT le mois dernier ? Quel est le ratio d’utilisation de chacune de vos machines ? Sont-elles utilisées à pleine capacité ? Comment se comportent les utilisateurs ? Y a-t-il du gaspillage ? Impriment-ils en recto ? En couleurs ? Avec quel taux de remplissage ? …
Autant de questions qui peuvent rester sans réponses sans une idée précise de l’étendue de vos coûts cachés.
Effectivement les machines et les consommables représentent le plus grand poste de dépenses d’impression et représentent à eux deux près de 45% des coûts. Mais Il ne s’agit que de la partie visible de l’iceberg. Il est important de savoir que les coûts d’impression représentent en moyenne 1 à 3 % du chiffre d’affaires annuel des entreprises, soit l’équivalent de 20 à 25 % du budget informatique (source DFC Engineering).
Les coûts d’impression seront d’autant plus difficiles à appréhender lorsque la responsabilité du parc est fragmentée entre les différents départements (achat, IT, finance …). Une décentralisation qui ne permet pas le suivi transversal des coûts.
En révélant les coûts cachés d’impression et en effectuant les actions appropriées, il vous est possible d’économiser jusqu’à 40% de vos coûts actuels. Alors pourquoi s’en priver ?
1. Le gaspillage
Saviez vous que près de 28 pages en moyenne seraient imprimées par collaborateur chaque jour ? Mais aussi que 65 % des impressions sont en couleur et jusqu’à 80% sont imprimées en recto. Les mêmes études révèlent que 40% des documents imprimés seraient des e-mails ou des documents en ligne, que 20% des impressions auraient une durée de vie de 24h grand max et tenez vous bien que 80% seraient oubliées dans le bac de sortie de l’imprimante.
Des impressions inutiles et un gaspillage qui coûte très cher aux entreprises et dont il est possible de se débarrasser.
2. Le stock des consommables et des machines
Avez-vous déjà eu l’impression à l’achat d’une imprimante qu’en fait vous n’achetiez que les consommables ? Bien souvent le coûts des cartouches équivaut ou excède le prix d’achat de la machine elle-même. Si bien que qu’une imprimante en panne est plus souvent remplacée par une nouvelle plutôt que réparée.
Imaginez maintenant que votre machine tombe effectivement en panne et que vous disposez d’un stock de consommables et de pièces de remplacement, qui soit dit en passant ont une durée de vie maximale de 2 ans. Si vous choisissez de remplacer la machine vous perdez ainsi le stock qui va avec. Un impact certain sur votre trésorerie.
Une autre question se pose : Que faire d’une machine en fin de vie ou en panne ? Une problématique souvent non résolue qui génère des coûts de stockage conséquents pour la majorité des entreprises.
3. Un parc surdimensionné
Selon une étude beaucoup d’entreprises auraient un parc de 2 à 6 fois supérieur à leurs besoins. Des entreprises généralement suréquipées en imprimantes individuelles, fax et copieurs. Une variété d’imprimantes, de copieurs et de multifonctions, de différentes marques en surnombre qui sont en majorité sous-utilisées ou mal employées.
Un sur-dimensionnement qui outre l’investissement non justifié, génère beaucoup de gaspillage en consommables, une consommation électrique importante, et de la perte de temps au niveau de l’installation et de la maintenance.
4. Un parc hétérogène
Un parc d’impression multimarque et multifournisseurs représente un important poste de dépenses.
Dès l’installation, le département IT fait face à des machines aux fonctionnements différents, avec tout autant de pilotes à installer et de consommables à lister et à stocker. Un vrai casse tête au niveau du support et de l’assistance. La gestion n’est pas en reste, car avec plusieurs fournisseurs on multiplie les contrats de maintenance, les contacts commerciaux, le temps de traitement des commandes, des réclamations, la facturation, le paiement.
Imaginez juste le temps perdu par votre magasinier au moment de recevoir le stock de vos consommables s’il doit attendre la livraison de 5 à 6 fournisseurs différents …
5. La maintenance & l’indisponibilité
L’indisponibilité des équipements a une incidence sur la productivité de vos collaborateurs. Quoi de plus bloquant qu’une imprimante qui décide de tomber en panne au moment d’imprimer un document urgent pour un client. Un temps précieux perdu à chercher où transférer ses impressions et bien sûr à attendre l’intervention technique de l’équipe IT.
Près de 20% des appels au service d’assistance informatique concernent les systèmes d’impression. Afin d’évaluer le temps nécessaire à la maintenance de vos machines d’impression il faudrait en moyenne et à titre indicatif une ressource à temps plein pour gérer un parc de 300 équipements.
6. Les menaces de sécurité
Votre parc d’impression peut constituer une menace pour la sécurité de vos infrastructures et de vos données et ainsi être la source de dépenses considérables en cas d’attaques.
Il est important de savoir que seules 2% des imprimantes installées dans le monde sont sécurisés. En cas de parc multimarque, une seule de vos machines non sécurisée suffit à constituer une menace pour l’intégrité de votre réseau et de vos données.
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